خطابات السفارة

قد يحتاج أعضاء وفدك إلى تأشيرة لدخول المملكة العربية السعودية. ويُعدّ النظام خطابًا رسميًا من اللجنة المنظمة لأولمبياد الفيزياء الدولي موجّهًا إلى سفارة المملكة العربية السعودية أو قنصليتها، يؤكد أن الأشخاص المذكورين فيه أعضاء مسجلون في وفد دولتك، ويطلب من السفارة تسهيل حصولهم على تأشيرات الدخول.

من يمكن أن يرد في الخطاب

لا يرد في الخطاب إلا المشاركون المعتمدون، لأن الخطاب يستخدم بيانات الجواز التي دققها المراجع. أما المشارك الذي ما زال قيد المراجعة أو أُعيد للتعديل فلا يُدرج.

يمكنك طباعة:

• خطاب جماعي لجميع الأعضاء المعتمدين في وفدك، أو
• خطاب فردي لعضو واحد.

وكل خطاب متاح بالإنجليزية وبالعربية.

طباعة الخطاب الجماعي

1. افتح بطاقة المرحلة الثانية، أو اضغط خطاب السفارة في المربع الأخضر في لوحة متابعة الدولة.
2. اضغط خطاب السفارة لجميع المشاركين المعتمدين.
3. يُفتح الخطاب، ويعرض لكل عضو: الاسم الكامل كما في الجواز، والدور (طالب أو قائد فريق أو مراقب أو زائر)، وتاريخ الميلاد، والجنسية، ورقم الجواز، وتاريخي إصداره وانتهائه.
4. اختر اللغة من المفتاح أعلى النافذة: English أو العربية.
5. اضغط طباعة الخطاب. وفي نافذة الطباعة اختر الطابعة، أو اختر "حفظ بصيغة PDF" للاحتفاظ بملف.

والخطاب نفسه بالعربية:

الأعضاء غير المدرجين

إذا لم يُعتمد بعض الأعضاء بعد فإن الخطاب الجماعي يذكر المعتمدين فقط، ويُسرد غير المدرجين في مربع أصفر أعلى الخطاب. اطبع الخطاب مرة أخرى بعد اعتمادهم.

طباعة خطاب لشخص واحد

1. افتح بطاقة المرحلة الثانية ثم تبويب نوع الشخص.
2. في صف مشارك معتمد اضغط خطاب السفارة.
3. اختر اللغة واضغط طباعة الخطاب.

بعد تغيير في الفريق

يمكنك إنشاء الخطاب من جديد في أي وقت، كأن يكون ذلك بعد استبدال أحد الأعضاء، ويستخدم الخطاب الجديد دائمًا البيانات المعتمدة الحالية. وإذا أزلت عضوًا فإن خطابه القديم لم يعد صالحًا، فلا تستخدمه.

نصيحة

راجع الأسماء وأرقام الجوازات في الخطاب قبل تقديمه إلى السفارة. وإن وجدت خطأً فتواصل مع المنظمين، فالبيانات المعتمدة لا يصححها إلا هم.