مرجع

هذه الصفحة لجميع الأدوار. وتسرد الحالات التي تظهر في النظام، وتشرح المصطلحات المستخدمة، وتجيب عن الأسئلة الشائعة، وتعرض رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلها النظام.

الحالات

حالة المرحلة

تظهر في بطاقات المراحل في لوحة متابعة الدولة وفي لوحات الموظفين.

الحالة	المعنى
لم تبدأ	لم يُحفظ أي شيء في هذه المرحلة بعد.
قيد التعبئة	بدأ العمل على المرحلة ولم يكتمل، أو أُعيد مشارك للتعديل.
تم الإرسال	أرسل ممثل الدولة المرحلة، فأصبحت مقفلة أمامه.
مفتوحة (شارة صغيرة بجوار التاريخين)	اليوم يقع بين تاريخي بداية المرحلة ونهايتها، فيمكن تعبئتها وإرسالها. وبعد تاريخ الانتهاء لا يمكن إلا تصحيح ما يعيده المنظمون (إرسال مسحوب أو مشارك معاد) وإعادة إرساله.

وتلخّص الشارة أعلى لوحة متابعة الدولة موقف الدولة، مثل المرحلة الأولى لم تبدأ أو المرحلة الثانية قيد التعبئة أو المرحلة الثالثة لم تبدأ أو اكتمل التسجيل.

حالة المشارك (المرحلة الثانية)

الحالة	المعنى	من يتصرف بعد ذلك
معلقة	محفوظ مسودةً ولم يُرسَل بعد.	ممثل الدولة: يكمل البيانات ويرسلها.
قيد المراجعة	أُرسل وينتظر المراجع.	المراجع: يعتمد أو يعيد.
معاد للتعديل	أعاده المراجع مع ملاحظة.	ممثل الدولة: يصحح صورة الجواز أو الصورة الشخصية ويعيد الإرسال، حتى بعد تاريخ انتهاء المرحلة.
معتمد	قبل المراجع البيانات، ولا يمكن تعديلها بعد ذلك.	لا أحد. وإذا تغيّر شيء فأزل العضو واستبدله.

المشارك بحالة معلقة مع شارة تم سحب الإرسال سحب مدير النظام إرساله، فيستطيع ممثل الدولة تصحيحه وإعادة إرساله، حتى بعد تاريخ انتهاء المرحلة.

حالة الفاتورة الأولية

الحالة	المعنى
مسودة	ممثل الدولة يعدّ الفواتير، ويمكنه تعديلها وتقسيمها وحذفها.
قيد المراجعة	أُرسلت إلى المراجع، ولا يمكن لأحد تعديلها أثناء المراجعة.
معادة للتعديل	أعاد المراجع الفواتير مع ملاحظة، فيستطيع ممثل الدولة تعديلها من جديد وإعادة إرسالها.
صادرة	أصدر المراجع (أو مدير النظام) الفاتورة، فأصبح مبلغها نهائيًا ويمكن سدادها.
معفاة	جعل الإعفاءُ مبلغ الفاتورة $0، فأُغلقت ولا يلزم سداد شيء عنها.
بانتظار التأكيد	أرسل ممثل الدولة بيانات الحوالة أو التزم بالدفع عند الوصول، وعلى المالية تأكيد استلام المبلغ.
مدفوعة جزئيًا	أكدت المالية استلام جزء من المبلغ، والباقي ما زال مستحقًا.
مدفوعة	استُلم المبلغ كاملًا، فيصدر الإيصال وتُنشأ الفاتورة الضريبية.

شارة وسيلة الدفع

تعرض كل فاتورة صادرة أيضًا الوسيلة المختارة: لم تحدد وسيلة الدفع أو الدفع الإلكتروني أو التحويل البنكي أو الدفع عند الوصول.

حالة السداد للدولة

الحالة	المعنى
غير مدفوعة	لم يُستلم أي مبلغ بعد.
مدفوعة جزئيًا	استُلم بعض المبالغ، لكن ليست كل الفواتير مدفوعة.
مدفوعة بالكامل	جميع الفواتير مدفوعة (أو معفاة).

وفي لوحة المالية يرى الموظفون المعنى نفسه بهذه التسميات: مدفوع بالكامل، ومدفوع جزئياً، وغير مدفوع، ومعفى (كل فواتير الدولة أُغلقت بالإعفاء)، ولم تصدر فاتورة (لم تُصدر أي فاتورة بعد). وفي تقارير الدفع تظهر القيم بالعربية أيضًا، مثل «كلي» للمدفوع بالكامل و«معفى».

حالة مطالبة التسوية

الحالة	المعنى
مطالبة بانتظار السداد	أرسلت المالية المطالبة، ويُحصَّل المبلغ عند وصول الوفد.
محصّلة	سجّلت المالية أو الاستقبال الدفعة (عبر جهاز نقاط البيع أو نقدًا)، فتصبح الفاتورة مدفوعة.

المصطلحات

المصطلح	المعنى
ممثل الدولة	منسق فريق الدولة، يسجّل الوفد في بوابة الدول، ويدخل برمز الدولة.
رمز الدولة	الرمز المكوّن من ثلاثة أحرف، مثل JOR. وهو اسم المستخدم لممثل الدولة وبداية رمز كل مشارك (JOR-S-01).
المرحلة الأولى والثانية والثالثة	أجزاء التسجيل الثلاثة: الأولى للأعداد، والثانية لبيانات المشاركين، والثالثة للسفر. ولكل منها تواريخها.
الطالب والقائد	الطلاب المتنافسون وقادة فريقهم، ويشكّلون معًا باقة الفريق.
المراقب	شخص بالغ يرافق الفريق بصفة مراقب، ويُحتسب بسعر لكل فرد.
الزائر	ضيف يرافق الوفد، ويُحتسب بسعر لكل فرد.
باقة الفريق	سعر ثابت واحد لجميع طلاب الدولة وقادتها معًا، وتكون دائمًا بندًا واحدًا في فاتورة واحدة ولا تُقسَّم.
الغرفة المفردة	غرفة لشخص واحد، لقائد أو مراقب أو زائر، وتُحتسب لكل غرفة. ويجب تخصيص كل غرفة مفردة اختيرت في المرحلة الأولى لشخص في المرحلة الثانية. ولا يحصل الطلاب على غرف مفردة.
تقدير الرسوم	المبلغ الذي يحسبه النظام في المرحلة الأولى من الأعداد، وهو للعلم فقط.
عنوان الفاتورة	تظهر كل فاتورة بعنوان مثل الفاتورة 1 (رقم 2). الرقم الأول ترتيب الفاتورة بين فواتير دولتك (الأولى أو الثانية أو الثالثة). ورقم هو الرقم المرجعي للفاتورة في النظام، فاذكره عند التواصل مع موهبة بشأن فاتورة أو دفعة.
الفاتورة الأولية	مسودة الفاتورة التي يعدّها ممثل الدولة (ويمكنه تقسيمها) ويرسلها إلى المراجع، وبعد إصدارها يمكن سدادها.
تقسيم الفاتورة	توزيع مبلغ الدولة على عدة فواتير، كفاتورة لكل جهة دافعة. ويمكن نقل المراقبين والزوار والغرف المفردة بين الفواتير، أما باقة الفريق فلا.
بيانات إصدار الفاتورة	اسم الجهة الدافعة وعنوانها ورقمها الضريبي وبريدها الإلكتروني وهاتفها. ولكل فاتورة بيانات خاصة بها.
إصدار الفاتورة	إجراء يقوم به المراجع أو مدير النظام يجعل الفاتورة نهائية وقابلة للسداد.
الإعفاء	تخفيض تمنحه موهبة على فاتورة، ويوصف بأنه خصم أو دعم، وكلاهما يعمل بالطريقة نفسها. ويُطبَّق على فاتورة واحدة قبل إصدارها. والفاتورة التي يصبح مبلغها $0 تُغلق بوصفها معفاة.
الدفع عند الوصول	سداد الفاتورة عند وصول الوفد إلى المملكة العربية السعودية عبر جهاز نقاط البيع أو نقدًا، ولا يُتاح إلا للدول التي سمح لها مدير النظام.
جهاز نقاط البيع	جهاز الدفع بالبطاقة المستخدم لتحصيل المبالغ عند الوصول.
الدفعة الجزئية	حين تؤكد المالية استلام مبلغ أقل من مبلغ الفاتورة، فتبقى الفاتورة مدفوعة جزئيًا حتى يُستلم الباقي.
مطالبة التسوية	طلب من المالية لسداد المبلغ المتبقي من فاتورة مدفوعة جزئيًا عند الوصول، ويحصّله موظف الاستقبال أو المالية.
إيصال استلام المبلغ	مستند باللغتين يؤكد سداد فاتورة واحدة بالكامل، ويصدر لكل فاتورة ويُرسل بالبريد الإلكتروني. وهو ليس فاتورة ضريبية.
الفاتورة الضريبية	فاتورة ضريبة القيمة المضافة الرسمية، وتُنشأ عند سداد الفاتورة بالكامل ببيانات إصدار تلك الفاتورة.
ضريبة القيمة المضافة	ضريبة بنسبة 15%، وجميع الأسعار شاملة لها.
خطاب السفارة	خطاب إلى السفارة أو القنصلية السعودية يدعم طلبات التأشيرة للأعضاء المعتمدين، جماعي أو فردي، بالإنجليزية أو العربية.
سحب الإرسال	إجراء يقوم به مدير النظام يعيد فتح مرحلة أرسلتها دولة ليصححها ممثلها ويعيد إرسالها. ويتاح بعد بدء المرحلة، وكذلك بعد تاريخ انتهائها.
انسحاب الدولة	إجراء يسجّل به مدير النظام أن الدولة لم تعد مشاركة، فتُخفى من القوائم ولوحات المتابعة والتقارير، وتُحفظ سجلاتها المالية، ولا تُسترد رسومها. ويمكن إعادة تفعيلها.
السجل الزمني	تاريخ الدولة: كل إجراء ومن قام به ومتى. ويطّلع عليه الموظفون.

الأسئلة الشائعة

1. لم تصلني رسالة الترحيب، أو انتهت صلاحية الرابط. ماذا أفعل؟ في صفحة الدخول اضغط نسيت كلمة المرور واكتب بريدك الإلكتروني. وإن لم يصلك شيء فافحص مجلد الرسائل غير المرغوب فيها، ثم تواصل مع المنظمين، إذ يستطيع مدير النظام إعادة إرسال حسابك.

2. هل يمكنني تعديل الأعداد في المرحلة الأولى بعد إرسالها؟ ليس بنفسك. تواصل مع المنظمين، إذ يستطيع مدير النظام سحب إرسالك لتتمكن من التعديل وإعادة الإرسال، حتى بعد تاريخ انتهاء المرحلة. وبعد إصدار فواتيرك لا يمكن زيادة الأعداد أبدًا.

3. لماذا لا أستطيع إكمال المرحلة الثانية مع أنني أدخلت الجميع؟ السبب الأكثر شيوعًا غرفة مفردة غير مخصصة. يجب أن يساوي عدد القادة والمراقبين والزوار الذين نوع الغرفة لهم مفردة عدد الغرف المفردة التي اخترتها في المرحلة الأولى. وتأكد كذلك من إرسال كل مشارك وليس حفظه فقط (حالة معلقة).

4. اعتمد المراجع أحد المشاركين، ثم تغيّرت بياناته (أو تعذّر حضوره). ماذا أفعل؟ لا يمكن تعديل البيانات المعتمدة. اضغط إزالة العضو، ثم أضف بديلًا في المكان الشاغر وأرسله للمراجعة. وهذا ممكن ما دامت المرحلة الثانية مفتوحة، والرسوم غير مستردة.

5. هل يمكنني تقسيم الفاتورة لتدفع الوزارة رسوم الطلاب وتدفع جمعية رسوم القادة؟ لا. الطلاب والقادة باقة فريق واحدة تبقى دائمًا في فاتورة واحدة. ويمكنك تقسيم المراقبين والزوار والغرف المفردة.

6. هل يمكنني تعديل الفاتورة بعد إصدارها؟ لا. الفواتير الصادرة نهائية. وإن كانت بيانات الإصدار خاطئة فتواصل مع المنظمين قبل الدفع.

7. هل يمكنني سداد جميع فواتيري بحوالة بنكية واحدة؟ تُسدَّد كل فاتورة وتُؤكَّد على حدة، فأدخل بيانات الحوالة في كل فاتورة سددتها. ولتجنب التأخير اجعل لكل فاتورة حوالة مستقلة واكتب اسم دولتك فيها.

8. لا أرى زر "الدفع عند الوصول". يجب أن يسمح المنظمون لدولتك بالدفع عند الوصول، فتواصل معهم إن احتجت إليه.

9. اخترت وسيلة دفع بالخطأ. هل يمكنني تغييرها؟ نعم، ما دام لم يُستلم أي مبلغ عن تلك الفاتورة: اضغط اختيار وسيلة دفع أخرى.

10. تم دفعي الإلكتروني لكن الفاتورة لم تظهر مدفوعة. عد إلى صفحة الدفع. فإن لم تكن الفاتورة مدفوعة فاضغط زر التحقق من نتيجة الدفع. وإن بقيت غير مدفوعة فتواصل مع المنظمين وأخبرهم بتاريخ الدفع ومبلغه، ولا تدفع مرة ثانية.

11. أين أجد الإيصالات والفواتير الضريبية؟ في صفحة الدفع اضغط إيصال استلام المبلغ في كل فاتورة مدفوعة، ثم طباعة / حفظ بصيغة PDF. وتُرسَل الإيصالات والفواتير الضريبية أيضًا بالبريد الإلكتروني.

12. اسم أحد الأعضاء خاطئ في خطاب السفارة. يستخدم الخطاب بيانات الجواز المعتمدة. تواصل مع المنظمين ليصححوها، ثم اطبع الخطاب من جديد.

رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلها النظام

تُرسَل الرسائل بلغة واحدة. وبعضها يصل إلى ممثل الدولة، وبعضها إلى المشارك أو الموظف المعني.

الرسالة	من يتلقاها	متى
Your IPhO 2026 account (رسالة الترحيب)	ممثل الدولة	عندما ينشئ مدير النظام حساب الدولة ويرسله. وفيها اسم المستخدم ورابط تعيين كلمة المرور (صالح 72 ساعة ولمرة واحدة).
Your IPHO account	الموظف الجديد	عندما ينشئ مدير النظام حساب موظف. وفيها رابط تعيين كلمة المرور.
إعادة تعيين كلمة المرور	أي مستخدم	عند ضغط نسيت كلمة المرور. والرابط صالح 72 ساعة ولمرة واحدة.
إشعار تعيين الدور	المشارك	عندما يرسل ممثل الدولة المشارك في المرحلة الثانية (وليس عند حفظه مسودةً فقط).
إشعار الرسوم	ممثل الدولة	عند إرسال المرحلة الأولى.
إعادة بيانات مشارك للتعديل	ممثل الدولة	عندما يعيد المراجع مشاركًا. وفيها الملاحظة وتاريخ انتهاء المرحلة.
اعتماد بيانات التسجيل	المشارك	عندما يعتمد المراجع المشارك.
إعادة الفاتورة الأولية	ممثل الدولة	عندما يعيد المراجع الفواتير الأولية. وفيها الملاحظة.
إصدار الفاتورة	ممثل الدولة	عندما يُصدر المراجع فاتورة. رسالة لكل فاتورة مع مبلغها.
استلام دفعة جزئية	ممثل الدولة	عندما تؤكد المالية استلام جزء من فاتورة. وفيها المبلغ المستلم والمتبقي.
مطالبة التسوية	ممثل الدولة	عندما ترسل المالية مطالبة بالمبلغ المتبقي ليُسدَّد عند الوصول.
تأكيد الدفع	ممثل الدولة	عندما تؤكد المالية سداد فاتورة بالكامل.
إيصال استلام المبلغ	ممثل الدولة	عند سداد فاتورة بالكامل. وفيها الإيصال.
الفاتورة الضريبية	ممثل الدولة	عند سداد فاتورة بالكامل وإنشاء الفاتورة الضريبية.
تذكيرات المراحل	ممثل الدولة	تُرسَل تلقائيًا مع اقتراب تاريخ انتهاء المرحلة.

تذكر الرسائل الخاصة بسحب الإرسال أو إرجاع مشارك تاريخَ انتهاء المرحلة، ويكون هذا التاريخ بعد انقضائه للعلم فقط، إذ يظل بإمكان ممثل الدولة تصحيح ما سُحب أو أُعيد وإعادة إرساله.

مثالان: