ممثل الدولة¶
أنت ممثل دولتك (منسق الفريق). تسجّل وفد دولتك في النظام، وتسدد رسومه، وتزوّد المنظمين بخطط سفره. يرشدك هذا القسم في رحلتك كاملة بالترتيب الذي ستسير عليه.
إذا لم تسجّل الدخول بعد فاقرأ أولًا صفحة البدء.
رحلتك باختصار¶
| الخطوة | ما تقوم به | الصفحة |
|---|---|---|
| 1 | أدخل بيانات المنسق والعلم وأعداد المشاركين والغرف المفردة، ثم أرسلها. | المرحلة الأولى – الأعداد |
| 2 | أدخل بيانات كل مشارك وأرسل كلًّا منهم، وصحّح بيانات من يعيده المراجع. | المرحلة الثانية – المشاركون |
| 3 | أعدّ الفواتير الأولية: أبقِ فاتورة واحدة أو قسّم المبلغ، ثم أرسلها إلى المراجع. | الفواتير الأولية |
| 4 | سدّد كل فاتورة صادرة إلكترونيًا أو بالتحويل البنكي أو عند الوصول، واحصل على الإيصالات. | الدفع |
| 5 | اطبع خطابات السفارة لاستخراج التأشيرات. | خطابات السفارة |
| 6 | أدخل رحلات الوصول والمغادرة لكل عضو، ثم أرسلها. | المرحلة الثالثة – السفر |
لكل مرحلة تاريخ بداية وتاريخ انتهاء يحددهما المنظمون، ولا يمكنك تعبئة المرحلة وإرسالها إلا وهي مفتوحة. وبعد تاريخ الانتهاء لا يمكنك إلا تصحيح ما يعيده إليك المنظمون (إرسال يسحبه مدير النظام، أو مشارك يعيده المراجع). فلا تؤجل العمل إلى اليوم الأخير.
بطاقات المراحل¶
تظهر في أعلى كل صفحة ثلاث بطاقات، واحدة لكل مرحلة. اضغط البطاقة لفتح المرحلة:
- المرحلة الأولى – بيانات ممثل الدولة وأعداد المشاركين
- المرحلة الثانية – البيانات (القائد/المراقب/الزائر/الطلاب)
- المرحلة الثالثة – الرحلات
تعرض الشارة الصغيرة في زاوية كل بطاقة رقم المرحلة وحالتها: الساعة الرملية تعني أن المرحلة لم تكتمل بعد، وعلامة الصح تعني أنها أُرسلت.
وقد يظهر فوق البطاقات زر تفاصيل الدفع (يفتح صفحة الدفع)، وملاحظات ملوّنة تخبرك بالخطوة التالية، مثل إعداد الفواتير الأولية أو مُرجعة - مطلوب إجراء.
لوحة متابعة الدولة¶
بعد تسجيل الدخول تنتقل إلى لوحة متابعة الدولة، وهي تبيّن لك موقف دولتك بنظرة واحدة.
ما تعرضه اللوحة:
- الشارة أعلى الصفحة تبيّن مدى تقدّم دولتك، مثل المرحلة الأولى لم تبدأ أو المرحلة الثانية قيد التعبئة أو اكتمل التسجيل.
- بطاقة لكل مرحلة تعرض تاريخي المرحلة (البداية ← النهاية)، وهل المرحلة مفتوحة، وحالتها: لم تبدأ أو قيد التعبئة أو تم الإرسال.
- جدول المشاركين (بعد المرحلة الأولى) يعرض لكل نوع من المشاركين: العدد المسجّل في المرحلة الأولى، وعدد من أدخلتهم، ومن أرسلتهم، ومن اعتُمدوا (عمود معتمد)، ومن أعيدوا للتعديل، والمتبقي، وعدد من اكتملت بيانات رحلاتهم في المرحلة الثالثة.
- ملاحظات بالخطوة التالية:
- مربع أصفر بعنوان مشاركون أعيدوا للتعديل يسرد من أعادهم المراجع مع ملاحظته وزر تعديل بيانات المشاركين؛
- مربع أخضر بعبارة تم اعتماد جميع المشاركين. اكتملت المرحلة الثانية. مع اختصار خطاب السفارة.
وفي نهاية الدورة تعرض اللوحة المراحل الثلاث بحالة تم الإرسال والشارة اكتمل التسجيل.
أين أنا؟ وما الخطوة التالية؟
عند الشك افتح لوحة متابعة الدولة. المربعات الصفراء تعني دائمًا أن هناك أمرًا ينتظرك.
قواعد مهمة من البداية¶
- الطلاب والقادة باقة فريق واحدة، ويُحسبون دائمًا معًا في بند واحد من الفاتورة.
- كل غرفة مفردة تطلبها في المرحلة الأولى يجب أن تُخصَّص لقائد أو مراقب أو زائر في المرحلة الثانية. ولا يحصل الطلاب على غرف مفردة.
- لا يمكن تعديل بيانات المشارك بعد اعتماده. إذا تغيّر شيء فأزل العضو وأضف بديلًا عنه، ويخضع البديل للمراجعة من جديد.
- بعد إصدار فواتيرك لا يمكن زيادة أعضاء الفريق. يمكنك استبدال الأعضاء أو إزالتهم، لكن الرسوم غير مستردة.
- لا يُتاح الدفع إلا بعد اكتمال المرحلة الثانية وإصدار المراجع لفواتيرك.
رسائل البريد الإلكتروني التي ستصلك¶
يراسلك النظام في اللحظات المهمة: عند إعادة مشارك للتعديل، وعند إعادة الفواتير أو إصدارها، وعند استلام دفعة أو تأكيدها، وعند إرسال مطالبة تسوية، وعند إصدار إيصال. تجد القائمة الكاملة في صفحة مرجع.