إعدادات التسجيل وحسابات الموظفين

قبل أن تبدأ الدول بالتسجيل يجب تجهيز أمرين: تواريخ مراحل التسجيل الثلاث، وحسابات موظفي موهبة الذين سيتولون المراجعة وتأكيد المدفوعات واستقبال الوفود.

تواريخ المراحل لجميع الدول

يتكون التسجيل من ثلاث مراحل، لكل منها تاريخ بداية وتاريخ إغلاق:

اسم المرحلة في الإعدادات	ما يقوم به ممثل الدولة
مرحلة مستخدموا الدول و الاعداد	المرحلة الأولى: بيانات المنسق وأعداد كل نوع من المشاركين
مرحلة معلومات المشاركين	المرحلة الثانية: بيانات كل مشارك ومستنداته
مرحلة معلومات السفر	المرحلة الثالثة: بيانات الرحلات

لا يستطيع ممثل الدولة تعبئة المرحلة وإرسالها إلا وهي مفتوحة (من تاريخ البداية حتى تاريخ الإغلاق، شاملًا اليومين). وبعد تاريخ الإغلاق لا يستطيع إلا تصحيح ما أُعيد إليه وإعادة إرساله: إرسال سحبته أنت، أو مشارك أعاده المراجع. أما أي شيء جديد (إرسال لأول مرة، أو إضافة مشارك، أو إزالة مشارك أو استبداله) فيتطلب أن تكون المرحلة مفتوحة. ويرسل النظام تذكيرات تلقائية قبل إغلاق المرحلة إلى الدول التي لم ترسلها بعد.

1. اختر من القائمة إعدادات التسجيل.
2. حدّد في الجدول تاريخ البداية وتاريخ الإغلاق لكل مرحلة.
3. إذا كانت هناك دول يجب أن تحتفظ بتواريخها الخاصة (انظر أدناه)، فضع علامة عليها تحت استثناء دول من هذا التعديل. ينطبق هذا الاختيار على عملية الحفظ الحالية فقط.
4. اضغط حفظ.

تسري التواريخ الجديدة على جميع الدول عدا الدول التي وضعت عليها علامة.

لإيقاف إتاحة مرحلة دون تغيير تواريخها، اضغط أيقونة التحرير في عمود تحرير، واجعل هل المرحلة متاحة "لا"، ثم اضغط حفظ.

تواريخ خاصة بدولة واحدة (استثناء)

قد تحتاج دولة ما إلى وقت إضافي، فامنحها تواريخ خاصة بها:

1. اختر من القائمة مستخدمو الدولة، وحدّد الدولة، ثم اضغط إعدادات التسجيل الخاصة بها.
2. يظهر اسم الدولة في عنوان الصفحة. غيّر تاريخ البداية أو تاريخ الإغلاق للمرحلة واضغط حفظ.

تتيح الصفحة نفسها أيضًا السماح بالدفع عند الوصول لهذه الدولة وحدها (اختر "نعم" واضغط إرسال)، وراجع القاعدة في العمليات على الدول.

وتفتح أيقونة التحرير المرحلة لهذه الدولة مع خانتي هل المرحلة متاحة والحالة الخاصة بالدولة في تلك المرحلة.

نصيحة

لتمكين ممثل الدولة من تعديل مرحلة سبق أن أرسلها، لا تغيّر الحالة من هنا، بل استخدم سحب الإرسال لأنه يُسجَّل في الخط الزمني ويُرسل بريدًا إلى ممثل الدولة.

الحفاظ على الاستثناء

عند تغيير التواريخ لجميع الدول لاحقًا، ضع علامة على هذه الدولة تحت استثناء دول من هذا التعديل لتحتفظ بتواريخها الخاصة.

التحويل البنكي لجميع الدول

في أعلى صفحة إعدادات التسجيل يحدد مربع التحويل البنكي ما إذا كان يُسمح لممثلي الدول باختيار التحويل البنكي وسيلةً للدفع.

1. اختر "نعم" أو "لا".
2. اضغط إرسال.

ينطبق هذا الخيار على جميع الدول دفعة واحدة. ولا يؤثر إيقافه على الفواتير التي تنتظر تحويلًا بنكيًا أو تأكيدًا من المالية، فهي تستمر كما هي.

حسابات الموظفين

لكل موظف صلاحية واحدة. وتعرض عناصر القائمة المديرون ومستخدم موهبة ومستخدم المالية ومسئول الاستقبال (تحت مستخدم المالية مباشرة) مستخدمي كل صلاحية.

الصلاحية	الصفحة	هل يمكن الإنشاء منها؟
مدير النظام	المديرون	لا، فحسابات المديرين لا تُنشأ من الشاشات.
مراجع موهبة	مستخدم موهبة	نعم
المالية	مستخدم المالية	نعم
الاستقبال	مسئول الاستقبال	نعم

إنشاء حساب موظف

1. افتح صفحة الصلاحية، مثل مسئول الاستقبال.

   

2. اضغط إنشاء مستخدم.

3. اكتب الاسم والبريد الإلكتروني ثم اضغط إنشاء.

   

4. يظهر المستخدم الجديد في القائمة، وتصله رسالة بريد بعنوان "Your IPHO account" فيها رابط لتعيين كلمة المرور (راجع البدء).

إذا لم تصل الرسالة إلى المستخدم أو انتهت صلاحية الرابط، فاضغط إرسال بريد معلومات التسجيل في سطره لإرسال رابط جديد لتعيين كلمة المرور.

كلمات المرور

لا يمكنك رؤية كلمة مرور مستخدم آخر أو كتابتها. يعيّنها المستخدم بنفسه من الرابط، ويغيّرها لاحقًا من قائمة المستخدم.

البحث عن مستخدم وتغيير صلاحيته أو تعطيله

يعثر مربع المستخدمون أعلى كل صفحة من صفحات الموظفين على أي حساب موظف بالبريد الإلكتروني.

1. اكتب البريد في خانة البحث بالبريد الإلكتروني واضغط بحث.
2. تعرض النتيجة الصلاحية وحالة الحساب (نشط).
3. لنقل الشخص إلى صلاحية أخرى اخترها في الصلاحية واضغط منح الصلاحية، ويسري التغيير فورًا.
4. لمنع شخص من الدخول (مثلًا عند انتهاء عمله) اضغط تعطيل. يبقى سجله محفوظًا، ويمكن إعادة تفعيل الحساب من المكان نفسه.

تنبيه

لا يمكنك منح صلاحية مدير النظام أو سحبها، ولا تحويل ممثل دولة إلى موظف، ولا تعطيل حسابك أنت. ولا تُحذف الحسابات أبدًا.