الفواتير الأولية والإعفاءات

لا يُصدر النظام أي فاتورة تلقائيًا. عند اكتمال المرحلة الثانية للدولة يُعدّ ممثلها الفواتير الأولية: إما فاتورة واحدة بكل البنود، أو يقسم المبلغ على عدة فواتير (مثلًا فاتورة لكل جهة دافعة) لكل منها بيانات إصدار خاصة بها. ويبقى الطلاب والقادة دائمًا معًا في بند واحد هو "الفريق المشارك" ولا يمكن تقسيمه.

بعد ذلك يرسل ممثل الدولة الفواتير إليك، فيمكنك:

• إرجاعها مع ملاحظة ليصححها ممثل الدولة؛
• تطبيق إعفاء (خصم أو دعم) على فاتورة؛
• إصدار الفواتير، ولا يمكن سداد أي فاتورة قبل إصدارها.

جميع المبالغ بالدولار الأمريكي وتشمل ضريبة القيمة المضافة.

قائمة التدقيق

1. اختر من القائمة تدقيق الفواتير الأولية.
2. تصفّي التبويبات الدول: بانتظار التدقيق (تنتظرك) ومُرجعة ومُصدرة والكل.
3. يعرض كل سطر عدد الفواتير وحالتها ومجموعها واعتماد المرحلة الثانية. اضغط فتح لتدقيق فواتير الدولة.

تدقيق فواتير الدولة

تعرض صفحة التدقيق في أعلاها إجمالي رسوم الدولة ومجموع الفواتير وعدد الفواتير، مع زري الإعفاء وإصدار جميع الفواتير. وتأتي تحتها الفواتير واحدة تلو الأخرى، ولكل منها عنوان مثل الفاتورة 1 (رقم 2) (أول فاتورة للدولة، ورقمها المرجعي 2): كل بند بسعره وخصمه ومبلغه، ثم بيانات إصدار الفاتورة (اسم الجهة والعنوان والرقم الضريبي والبريد الإلكتروني والهاتف) التي ستظهر على الفاتورة.

تحقق في كل فاتورة مما يلي:

1. البنود مطابقة لما سجلته الدولة (الفريق المشارك والمراقبون والزوار والغرف المفردة).
2. اسم الجهة وعنوانها مكتملان وصحيحان للجهة الدافعة.
3. الرقم الضريبي مذكور إذا كانت الجهة الدافعة تحتاجه في فاتورتها الضريبية (وهو اختياري في النموذج).

إرجاع الفواتير لممثل الدولة

إذا كان هناك ما يجب أن تغيّره الدولة:

1. اكتب السبب أسفل الصفحة في خانة ملاحظة لممثل الدولة (حتى 1000 حرف).
2. اضغط إرجاع لممثل الدولة ثم أكّد.

تصبح جميع فواتير الدولة غير المُصدرة بحالة معادة للتعديل، وتبقى ملاحظاتك السابقة ظاهرة في الصفحة.

يصل إلى ممثل الدولة بريد بملاحظتك، ويظهر له شريط تنبيه بأن الفواتير أُعيدت وتحتاج إلى إجراء في كل صفحة، فيعدّل الفواتير ويرسلها مجددًا، فتعود الدولة إلى تبويب بانتظار التدقيق.

تطبيق إعفاء

يخفّض الإعفاء مبلغ فاتورة واحدة، ويكون إما خصم أو دعم. يُحسب الاثنان بالطريقة نفسها، والتصنيف مجرد وصف للإعفاء يظهر في التقارير.

قبل إصدار الفاتورة فقط

لا يمكن تطبيق الإعفاء أو إلغاؤه إلا بعد اعتماد بيانات المرحلة الثانية للدولة وقبل إصدار الفاتورة. لا يمكن تعديل الفاتورة بعد إصدارها.

1. اضغط الإعفاء في صفحة التدقيق، أو اختر إعداد الإعفاء من القائمة.
2. اختر الدولة ثم فاتورة الدولة (تظهر الفواتير التي بانتظار التدقيق فقط).
3. اختر التصنيف: خصم أو دعم.

4. اختر طريقة الخصم:

   • مبلغ: اكتب قيمة الخصم بالدولار لكل بند من بنود الفاتورة.

     

   • نسبة: اكتب نسبة واحدة (من 0 إلى 100) للفريق المشارك، ونسبة للمراقبين والزوار، ونسبة للغرف المفردة.

   • اضغط معاينة، فيعرض جدول الفاتورة بعد الإعفاء السعر والخصم والمبلغ الجديد لكل بند.

   

5. إذا كانت النتيجة صحيحة فاضغط تطبيق الإعفاء.

يظهر الآن مربع أخضر بالإعفاء الحالي (مثل "دعم، $750") وتعرض الفاتورة مبلغها الجديد. لإزالته اضغط إلغاء الإعفاء فتعود المبالغ الأصلية.

ما يراه ممثل الدولة

لا يرى ممثل الدولة سوى المبالغ المخفّضة في الفاتورة، ولا يرى إعدادات الإعفاء.

الإعفاء الكامل

إذا أصبح مبلغ الفاتورة بعد الإعفاء صفرًا فلن تُصدر للسداد، بل تُغلق عند الإصدار بحالة معفاة. والدولة التي أُعفيت جميع فواتيرها تظهر بحالة "معفى" في لوحة المالية وفي تقارير الدفع.

إصدار الفواتير

عندما تكون الفواتير صحيحة (وبعد تطبيق أي إعفاء):

1. افتح الدولة من قائمة التدقيق وراجع الفواتير المعاد إرسالها مرة أخيرة.

   

2. اضغط إصدار الفاتورة لفاتورة واحدة، أو إصدار جميع الفواتير في الأعلى لإصدار كل الفواتير التي بانتظار التدقيق.

3. أكّد بالضغط على موافق. الفواتير التي قيمتها صفر تُغلق كمعفاة.

   

تظهر الفواتير الآن بحالة مُصدرة (مع شارة الإعفاء حيثما وُجد).

يجب اعتماد المرحلة الثانية

لا يمكن الإصدار إلا بعد اعتماد جميع مشاركي الدولة. وإذا حذف ممثل الدولة مشاركًا أو استبدله لاحقًا، فيجب مراجعة الشخص الجديد مرة أخرى.

تختفي الدولة من تبويب بانتظار التدقيق.

يصل إلى ممثل الدولة بريد لكل فاتورة مُصدرة، ويستطيع الآن سدادها إلكترونيًا أو بتحويل بنكي، أو عند الوصول إذا فعّل مدير النظام ذلك لدولته.

مثال الأردن

قسمت Lina Haddad مبلغ الأردن البالغ $6,000 على ثلاث فواتير: الفاتورة 1 (رقم 2) للفريق المشارك ($2,000 باسم وزارة التربية والتعليم)، والفاتورة 2 (رقم 3) للمراقب وغرفة مفردة ($2,000 باسم الجمعية الأردنية للفيزياء)، والفاتورة 3 (رقم 4) للزائرة وغرفتها المفردة ($2,000 باسم Dana Qasem). أعاد المراجع الفواتير طالبًا الرقم الضريبي للوزارة، ومنح دعمًا بنسبة 50% على رسوم المراقب في الفاتورة 2 (رقم 3) (فأصبحت $1,250)، ثم أصدر الفواتير الثلاث، فأصبح إجمالي الأردن $5,250.

لمعرفة كيف يُعدّ ممثل الدولة الفواتير ويسددها، راجع الفواتير الأولية والدفع في دليل ممثل الدولة.