الاستقبال

بصفتك مسؤول الاستقبال تعمل في مكتب التسجيل عند وصول الوفود. ومهمتك الوحيدة في النظام هي تحصيل مطالبات التسوية، وهي مبالغ ما زالت مستحقة على دولة لفاتورة سُدد جزء منها بتحويل بنكي. يسدد الوفد الباقي في المكتب بجهاز نقاط البيع أو نقدًا، وتسجّل أنت السداد.

دورك في دورة التسجيل

1. تؤكد المالية استلام جزء من تحويل بنكي، وترسل مطالبة تسوية بالباقي (راجع مطالبات التسوية).
2. أنت تحصّل المطالبة عند وصول الوفد وتسجّل السداد.
3. تصبح الفاتورة مسددة، ويصل إلى ممثل الدولة إيصال استلام المبلغ بالبريد.

قبلك: ترسل المالية المطالبة، ويُبلَّغ ممثل الدولة بالبريد وفي صفحة الدفع بأن المبلغ المتبقي يُسدد عند الوصول (راجع الدفع). بعدك: لا يلزم أي إجراء آخر، فالإيصال يصدر تلقائيًا.

الدفع الكامل عند الوصول تؤكده المالية

إذا سُددت فاتورة كاملة عند الوصول (وليست مطالبة تسوية) فإن المالية هي من يؤكدها من شاشة تأكيد استلام الرسوم (راجع تأكيد استلام الرسوم).

تسجيل الدخول

1. افتح بوابة الإدارة وسجّل الدخول ببريدك الإلكتروني وكلمة المرور. في المرة الأولى عيّن كلمة المرور من الرابط الوارد في رسالة البريد "Your IPHO account". راجع البدء.
2. تتضمن قائمتك عنصرًا واحدًا هو المبالغ المتبقية، ويفتح الصفحة التي تحمل الاسم نفسه وفيها مطالبات التسوية.

قائمة المطالبات

تتضمن صفحة المبالغ المتبقية جدولين:

• مطالبات بانتظار الدفع: المطالبات المطلوب تحصيلها، مع الدولة والفاتورة (مثل الفاتورة 1 (رقم 2)) ومبلغ المطالبة وتاريخ إرسالها.
• مطالبات تم تحصيلها: المطالبات التي حُصّلت، مع تاريخ التحصيل وطريقته.

لا يمكنك إرسال المطالبات أو تغيير مبالغها، فذلك من مهام المالية.

تحصيل مطالبة

عندما يحضر الوفد إلى المكتب:

1. ابحث عن الدولة في مطالبات بانتظار الدفع وأبلغ الوفد بمبلغ المطالبة (بالدولار الأمريكي شاملًا ضريبة القيمة المضافة).
2. استلم المبلغ بجهاز نقاط البيع أو نقدًا، وتأكد من سداد مبلغ المطالبة كاملًا.

3. اختر في طريقة التحصيل جهاز نقاط البيع أو نقداً حسب ما سُدد فعلًا.

   

4. اضغط تسجيل السداد.

5. اقرأ رسالة التأكيد (مثل: "تسجيل سداد الأردن مبلغ 800 دولار عند الوصول؟ تصبح الفاتورة مسددة ويرسل الإيصال بالبريد") ثم اضغط موافق.

   

النتيجة

تنتقل المطالبة إلى مطالبات تم تحصيلها مع تاريخ اليوم وطريقة التحصيل.

وفي الوقت نفسه تصبح الفاتورة مدفوعة، ويصل إلى ممثل الدولة بالبريد إيصال استلام المبلغ الذي يتضمن التحويل البنكي والمبلغ الذي حصّلته.

سجّل ما استلمته فعلًا فقط

لا تسجّل السداد إلا بعد استلام المبلغ فعلًا. وإذا لم يتمكن الوفد من سداد المبلغ كاملًا فلا تسجّله، وتواصل مع المالية.

مثال الأردن

سُدد من فاتورة الأردن الفاتورة 1 (رقم 2) ($2,000) مبلغ $1,200 بتحويل بنكي، فأرسلت المالية مطالبة بالمبلغ المتبقي $800. وعند وصول الوفد الأردني استلم عمر في المكتب $800 بجهاز نقاط البيع، واختار جهاز نقاط البيع وضغط تسجيل السداد، فأصبحت الفاتورة 1 (رقم 2) مدفوعة.